Veja no vídeo um contador falando da sua experiência sobre a guarda de documentos, que é de extrema importância no seu trabalho. Terceirizar isso pode ajudar e muito na rotina dos colaboradores da empresa. Além disso, evita problemas como o desgaste do papel devido ao tempo, condições ambientais (umidade e temperatura), poluição, iluminação ou pragas, e também evita perdas de documentos por causa da falta de metodologia na organização. Saiba mais dando play no vídeo!
Como foi mostrado no vídeo, um escritório de contabilidade pode ser prejudicado devido a má gestão de documentos, seja por falta de organização ou devido a deterioração através do tempo. No entanto, o ramo contábil não é o único ramo que pode ser afetado, afinal, existem inúmeras instituições, dos mais variados segmentos, que fazem do arquivamento de documentos parte da sua rotina de trabalho. A gestão de documentos tributários é um exemplo disso, assim como documentos das áreas de Departamento Pessoal, Administrativo e, como já citado, todo Departamento Contábil .
Nessas áreas, os documentos precisam ser guardados até mesmo para possíveis consultas, não apenas relacionado a fiscalização ou necessidade de apresentação. E é nesse momento que a falta de organização se torna um empecilho: sem metodologia, não dá para saber nem por onde começar a procurar.
É incontestável que a tecnologia trouxe muitos benefícios e facilitadores, tanto no lado pessoal quanto no profissional. Digitalizar documentos pode ser bastante vantajoso para fazer consultas no dia a dia do trabalho, evitando cópias, desperdício de papel, e idas até a sala de arquivo da empresa, otimizando o tempo do funcionário.
No entanto, a guarda de documentos físicos continua sendo importante e obrigatório. Isso porque para comprovar pagamentos, acordos e a veracidade de fatos, só é relevante o documento físico. A regra é básica: se o documento nasceu físico, ele deve permanecer físico. Não adianta digitalizar sem o Certificado Digital e se desfazer do original, pois a versão digitalizada não terá peso para comprovação probatória.
Sempre que precisamos de algum serviço, a melhor indicação é procurarmos por um profissional. Sobre a gestão de documentos, a atitude deve ser a mesma: procure por uma empresa especializada na gestão e guarda de documentos. Essas empresas possuem espaços adequados, focados na preservação e também na expertise da organização, considerando o tipo de documento e o critério de busca que o profissional precisar.
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Os serviços da RD atendem empresas que necessitam terceirizar a sua guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com documentos. Isso reduz os custos internos e promove melhor produtividade.
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