A cada ano, o volume de documentos cresce 25%. Esse é um dado alarmante! Pense no espaço necessário destinado apenas para a guarda de documentos e no desperdício de espaço e dinheiro. Por isso, terceirizar a guarda de documentos é tão importante. O assunto é tão relevante — para os escritórios e para o mercado imobiliário —, que se tornou matéria na Rede Globo. Saiba mais dando play no vídeo!
Em inúmeros seguimentos a guarda de documento é necessária. Com o passar dos anos, os documentos ocupam mais e mais espaço. Manter determinados documentos é inevitável, mas o pior é que na maior parte do tempo mantê-los parece inútil, já que usá-los para consultas ou para fins de comprovação probatória são eventos pontuais. Por outro lado, desfazer-se deles é impossível.
Imagine o que cada cliente ou fornecedor da sua empresa representa em número de documentos; sejam contratos, prontuários, fichas, notas fiscais, entre outros. Agora, vá até o arquivo do seu escritório e confira o espaço destinado a este único cliente/fornecedor. E claro, não esqueça que a tendência é aumentar cada vez mais, não é à toa que a estimativa é um crescimento de 25% ao ano!
O espaço perdido para a guarda de documentos é o ponto negativo que mais se destaca, no entanto, não é o único. A gestão de documentos é algo que exige tempo e dedicação dos profissionais da sua empresa que por vezes não estão ali para esse fim. Ou seja, eles poderiam estar fazendo outra coisa, sendo mais produtivos.
É imprescindível que os documentos sejam guardados de maneira eficiente — afinal, do que adianta ter a guarda dos documentos, mas não conseguir encontrá-los quando precisar? Não esqueça que muitos documentos ficam guardados e consultá-los não costuma acontecer mais de uma vez ao longo dos anos. Isso significa que possivelmente o funcionário que o guardou pode não estar mais na empresa ou já ter mudado de cargo ou setor.
Além da organização, também é necessário manter o local destinado a guarda de documentos em condições ideais para este fim. Tanto por questões higiênicas e de saúde, como também para assegurar a boa preservação do papel.
Terceirizar a gestão e guarda de documentos significa deixar profissionais cuidarem do arquivamento dos documentos de sua empresa, enquanto sua empresa se preocupa apenas com sua atividade principal. Evite o desperdício do espaço, que poderia ser ocupado por funcionários, ou mesmo ter espaços mais agradáveis aos clientes, espaços com melhor aproveitamento na produtividade e como consequência uma empresa mais rentável.
Empresas especializadas na gestão e guarda de documentos possuem locais com condições ideais para o arquivamento. Além de focar na preservação, as empresas possuem expertise em organizar, considerando o tipo de documento e o critério de busca que cada seguimento profissional necessita.
Os serviços da RD atendem empresas que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.
