A rotina da sua empresa está travada? Já pensou em melhorar o arquivamento de documentos? Você sabia que a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica para o setor de RH? O setor de recursos humanos é fundamental nas empresas, veja só como a guarda de documentos terceirizada pode beneficiar o RH e, consequentemente, toda a empresa. Vamos ver o vídeo!

Você sabia que a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica para o setor de RH?

Existe um tópico que está presente em todas as áreas de nossas vidas: a organização. Seja na área profissional, financeira, a rotina pessoal e até os momentos de lazer, todos eles precisam de organização. Uns mais, outros menos; uns mais difíceis de organizar do que outros. Mas a organização sempre está presente, demandando nosso tempo.

Nesse post, vamos abordar a organização na área profissional. O departamento de recursos humanos não se limita em apenas contratar funcionários — o que é a associação mais comum feita. Uma das funções desse departamento é justamente a gestão de documentos, organizando informações e documentos para que estejam acessíveis no momento que for preciso, sendo facilmente encontrado.  

Como estamos sempre lembrando por aqui, a má guarda de documentos pode acarretar ações trabalhistas contra a empresa e multas, em caso de extravio de documentos. O arquivamento de documentos deve ser feito de modo que garantam um controle de qualidade das informações arquivadas, com um acesso fácil e rápido a esses dados.

É claro que isso era muito mais difícil há alguns anos atrás do que é agora. Isso graças a tecnologia, que nos oferece ferramentas eletrônicas e facilitam a gestão de documentos das empresas. Mas mesmo assim, ainda há empresas que não conseguem fazer isso de uma forma eficiente, seja pela grande quantidade, seja pelo número de funcionários. Por isso, separamos quatro áreas que vão melhorar na rotina da sua empresa depois que o arquivamento de documentos for melhor administrado, acompanhe:

1 – Quer reduzir custos? Uma boa gestão de documentos ajuda

2 – Mais tarefas concluídas em menos tempo

3 – Unificar a guarda de documento, tornando-o mais acessível

4 – Padronização no arquivamento de documentos.

1 – Quer reduzir custos? Uma boa gestão de documentos ajuda

Investir em terceirizar a guarda de documentos não é um custo, mas sim uma resolução de problemas. Isso porque ela evita gastos desnecessários, já que pagamentos de salários, comissões, férias, hora extra, plano de saúde e demais benefícios e pagamentos terão melhor controle. Isso evita desentendimentos, pagamentos extras, além de custo de multas por documentos vencidos ou perdidos. Outro ponto, é ter sempre em vista os prazos, o que facilita cumpri-los a tempo.

2 – Mais tarefas concluídas em menos tempo

Com organização, quem precisar de um documento, sempre saberá onde encontra-lo. Isso otimiza o tempo e permite que tarefas mais importantes e complexas sejam executadas da melhor maneira, já que vai sobrar mais tempo para isso. Desse jeito, as prioridades do departamento de recursos humanos serão atendidas.

3 – Padronização no arquivamento de documentos.

Organização tem muito a ver com padrões e rotina, e quando isso envolve mais de uma pessoa, o padrão criado deve ser seguido por todos, isso também vai agilizar a rotina de toda a empresa. Então, depois que uma medida de organização é estabelecida, ela deve ser unificada e seguida por todo os envolvidos, isso facilita a guarda de documentos e também a sua procura.

Tenha ajuda para a gestão de documentos da sua empresa

Esses são apenas alguns benefícios da gestão de documentos para os funcionários e para a empresa como um todo. Então, se você quer saber mais sobre como melhorar a gestão de documentos da sua empresa, veja mais dos nossos posts aqui no site.

Agora que você já entendeu como é fundamental a guarda eficiente de documentos para evitar prejuízos, escolha o melhor sistema de guarda de documentos e torne seus processos mais seguros e eficientes.

Os serviços da RD atendem pequenas, médias e grandes empresas que necessitam terceirizar a sua guarda de documentos com qualidade e segurança, disponibilizando e transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com documentos. Isso reduz os custos internos e promove melhor produtividade.

Não perca mais tempo, fale com a gente e vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.

A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental, também conta com um sistema para digitalizar documentos.