Existem falhas que as empresas não percebem durante o dia a dia. Uma delas, é o acúmulo e, posteriormente, a má gestão de documentos. A falta de estrutura na organização de documentos acarreta improdutividade, prejuízos financeiros e a perda de tempo.
Os erros da gestão documental, ou a falta dela, na maioria das vezes não ficam claros para os gestores. Isso é normal, afinal, as empresas têm expertise no seu serviço ou produto. A gestão de arquivos é uma função secundária que surge no decorrer dos dias e, por isso, só é possível perceber os erros que a envolvem quando está tudo desorganizado.
Pensando nisso, separamos alguns fatores para você ficar de olho e perceber os erros antes que o acúmulo de documentos se torne um caos! Confira a lista que separamos e veja aquilo que falta em empresas com gestão de arquivos ineficiente.
1 – Manual de Gestão de Arquivos
2 – Categorizar os arquivos
3 – Deixar ciente todos os envolvidos
4 – Controlar a duplicação de documentos
5 – Terceirizar a gestão de documentos
Esse é um item indispensável para empresas que querem manter a boa gestão de documentos. Mas não é por acaso que também é um item que comumente falta, já que a “gestão” com poucos arquivos pode até funcionar. O problema aparece conforme o volume aumenta e as pessoas se perdem entre as informações. A ineficiência fica ainda mais clara na hora de buscar por um documento específico quando a guarda de documentos é realizada dentro da própria empresa sem a gestão documental adequada.
Falando do Manual especificamente, nele constam os critérios de arquivamento para realizar a organização de forma padronizada. Sem um padrão de arquivamento, recuperar informações e documentos se torna um processo demorado e ineficiente.
Além disso, com Manual de Gestão de Arquivos é possível ter controle dos documentos criados e recebidos tendo, assim, o registro de tudo. Podendo dar o destino correto aos documentos, bem como recuperar as informações de forma ágil.
Leia também: Conheça o ciclo de vida de um documento e tenha a melhor gestão documental na sua empresa
A categorização do arquivo é feita de maneira simples: basta atribuir uma palavra ao documento, que vai representá-lo. Essa é a parte prática, mas, para fazê-la, é necessária uma análise que irá extrair os termos do arquivo. Isso facilita na hora de buscar pelo documento.
Outro artifício é utilizar as cores para separar os documentos com o critério mais adequado, seja por grau de importância, assunto etc.
Supondo que a gestão de documentos da sua empresa seja impecável, do que adianta se nem todos os colaboradores que utilizam os arquivos estão cientes da metodologia implementada? Isso é muito comum, uma ou algumas pessoas organizam os arquivos, mas os demais não estão cientes dos padrões para realizar a busca.
Leia também: Entenda a importância da guarda de documentos fiscais
Continuando com o ponto de integração do tópico anterior, o fato de diversos funcionários terem acesso aos documentos sem o devido acompanhamento pode acabar duplicando documentos. Ou seja, quando uma pessoa retira o documento, tira uma cópia, e faz alguma alteração sem que os demais tenham acesso a ela. Esse é um indício muito sério da má gestão de documentos, pois pode gerar prejuízos financeiros e desentendimentos com clientes.
Como a gestão de arquivo eficiente é uma função que exige conhecimento, muitas empresas se especializaram nesse assunto tornando possível a terceirização do serviço. Quando o volume do arquivo é grande e, com certeza, só tende a crescer, torna-se inevitável recorrer a terceirização.
Terceirizar a gestão de documentos só traz benefícios às empresas, agilizando processos e facilitando o acesso às informações. Dentro desse serviço, existem variáveis entre guarda e gestão que visa atender as necessidades de cada empresa de maneira personalizada, afinal, a terceirização tem como principal objetivo tornar os processos mais fluidos.
Leia também: Hospitais atendem centenas de pacientes por dia. Como melhorar a guarda e gestão de tantos documentos?
É fundamental ter conhecimento para estruturar a gestão documental dentro das empresas, servindo a cada necessidade. Dessa forma, todo o ciclo de vida do documento é mapeado, prevendo necessidades futuras e atendendo às atuais.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.