Agosto de 2020 é o prazo para que empresas se adequem à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Desde que foi sancionada, houve uma carência de dois anos para que as corporações pudessem fazer essa adaptação e, assim, evitar a multa de até R$50 milhões. A LGPD determina regras para as empresas que atuam no Brasil. Tais regras possibilitam as pessoas de terem mais controle sobre o que é feito com as suas informações pessoais. O uso dessas informações passa a ser passível do consentimento do titular, que também deve ter acesso a elas. É preciso se adequar à LGPD, uma vez que esse assunto é multidisciplinar dentro das organizações.
Nesse texto, explicaremos alguns detalhes sobre a LGPD, principalmente o que mudará para as empresas nesse processo de transição.
1 – Para que serve a LGPD?
2 – Quem deve se adequar a essa Lei?
3 – O que muda para empresas e titulares?
4 – O que é Autoridade Nacional de Proteção aos Dados
5 – A Lei trará benefícios às empresas?
6 – Por onde começar as adequações?
7 – Mudanças ainda irão acontecer
8 – A importância da guarda de documentos
A principal função da Lei Geral de Proteção de Dados é proteger privacidade das pessoas, evitando o vazamento de suas informações e o uso indevido das mesmas. Além disso, com a essa Lei em vigor, espera-se que as pessoas tenham um controle maior sobre seus dados pessoais, quando são compartilhados com empresas.
“[…] com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural — Art. 1 – Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018”
Na prática, as empresas seguirão as regras estabelecidas em lei, que determinam como os processos relacionados à informação devem acontecer, tais como:
Toda empresa que atuar no Brasil deve tomar as devidas providências para agir de acordo com a LGPD. Por isso, deve haver um levantamento, por parte da empresa, para identificar quais setores precisam passar por correção e, assim, garantir que a Lei seja cumprida em todos os departamentos pertinentes. Nessa hora, não esqueça que os terceirizados de uma empresa também devem seguir as determinações, como fornecedores e parceiros.
Para isso, as empresas precisarão implementar políticas corporativas adequadas, incluindo a contratação de recursos de TI e oferecendo treinamento para os colaborados, a fim de instruí-los a nova maneira de lidar com os dados pessoas de clientes e contratados.
Com a aprovação da Lei 13.853, também foi criada a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Esse é o órgão federal que ficará responsável por editar normas e fiscalizar os procedimentos da Lei Geral de Proteção de Dados.
O Processo de adequação pode não ser simples. No entanto, quando concluído, beneficiará a empresa, como também todas as pessoas. Para as empresas, alguns desses benefícios são:
De maneira geral, a mudança se dará pela automação de processos dentro do setor financeiro das empresas. Isso permitirá que a equipe se dedique a funções estratégicas e de gerenciamento ao invés de realizar tarefas repetitivas de organização de dados. Assim, as empresas terão maior oportunidade de pensarem no seu negócio, melhorando seu serviço e o atendimento aos clientes.
O primeiro passo dentro da empresa deve ser identificar e organizar todos os dados que já existem. Perguntas como: o que é realmente necessário?; onde as informações devem ser armazenadas?; quem utiliza essas informações? já naturais para quando se faz uma gestão de documentos eficiente, mas se tornam ainda mais primordiais nessa situação.
Isso significa que os documentos já existentes precisarão passar por esse tratamento para se adequarem à LGPD — as empresas que já vêm mantendo boas práticas na guarda de documentos, saem na frente nesse momento. Isso também vale para os documentos digitais e, para os documentos que nasceram físicos e se tornaram digitais, esse tratamento deve acontecer duas vezes: uma para cada formato do arquivo.
Nesse planejamento inicial, fuja de erros para não acabar pagando uma multa de até 2% do faturamento da organização, como limite de até R$50 milhões. É complicado lidar com esse cenário enquanto a administração da empresa não pode parar. Terceirizar essa função possibilita que essa transição ocorra de maneira mais rápida e sem erros, planeje-se para isso desde já.
Até o momento, não há regulamentação com a normatização definitiva sobre o que as empresas devem fazer para implementarem a LGPD. Até a data que entrará em vigor, agosto de 2020, ainda surgirão novidades a respeito da Lei para instruir sobre as medidas práticas que as empresas devem tomar.
Manter boas práticas da guarda de arquivos físicos já garante a segurança das informações dos seus clientes e do seu negócio. Essa é uma conduta que deve fazer parte da sua companhia e, terceirizando-a, você assegura a eficiência sem comprometer a administração da empresa.
Especialistas em terceirização possuem métodos seguros para realizar a guarda de documentos. Esses métodos garantem a conservação do material, fazendo uso de envelopamento adequado das caixas e guardando os arquivos em ambiente climatizado, com manutenção periódica, evitando qualquer tipo de deterioração — seja por insetos, umidade ou pela ação do tempo.
Os locais onde é feita a guarda de documentos, deve priorizar a segurança, impedindo que o documento seja extraviado ou seja perdido dentro do arquivo. A identificação ideal permite o acesso rápido a ele.
Entenda, no vídeo, como funciona a guarda de documentos:
A tecnologia trouxe muitos benefícios e facilitadores para as empresas na hora de acessar o arquivo. Digitalizar documentos torna mais fácil fazer as consultas do dia a dia, evitando cópias, desperdício de papel, e idas até a sala de arquivo da empresa, otimizando o tempo do funcionário.
Mas a guarda de documentos físicos continua sendo indispensável. Para comprovar pagamentos, acordos e a veracidade de fatos, só o documento físico é relevante. Quando o documento nasce físico, ele deve permanecer físico. Empresas precisam tomar cuidado com a digitalização, pois é necessário ter o Certificado Digital. Não dá para digitalizar e se desfazer do original, pois a versão digitalizada não terá peso para comprovação probatória.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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Publicado em 28/06/2019