CORE BUSINESS / Foco na Atividade Principal

É fundamental na administração moderna, a terceirização de alguns serviços da cadeia produtiva para que se tenha mais clareza e produtividade na atividade principal da empresa. E esse é o caso da Gestão e Guarda de documentos.

Com essa visão alguns empresários de sucesso estão encontrando na RD, a solução para liberação de espaços que outrora arquivava papeis e hoje gera receita com o aumento físico da área produtiva, ou mesmo para o melhor aproveitamento do uso do espaço para sala de reuniões, áreas de convívio para clientes e colaboradores. Mesmo para as empresas onde o acúmulo de papeis aparentemente era pequeno, houve a liberação de espaços em armários e prateleiras para o armazenamento de outros insumos pertinentes a atuação da empresa.

Lembre-se: a empresa moderniza, você economiza.

Infelizmente alguns arquivos encontram-se em locais inadequados, com a presença de agentes danosos prejudicando a guarda de documentos, como por exemplo:

– Físicos: luminosidade, temperatura e umidade;

– Químico: poluição atmosférica, objetos metálicos, tintas, gorduras e oleosidades;

– Biológicos: insetos, roedores, micro-organismos e o homem (ação antrópica).

Talvez esses sejam um dos principais motivos para a entrega dos arquivos para a RD a CONSERVAÇÃO ADEQUADA.

Qualquer desarranjo ou descontrole de um desses agentes (físicos, químicos ou biológicos) irá danificar o documento em papel. Por mais que uma empresa possua pleno controle organizacional de seus arquivos físicos, nos quesitos proteção e conservação, as empresas deixam muito a desejar.

A RD possui forte controle contra os agentes danosos e com isso uma vida longa para o arquivo documental de seus clientes.

Lembre-se: “No meio de qualquer dificuldade encontra-se a oportunidade.” Albert Einstein

Geração de Diferencial

Recentemente fomos procurados por uma empresa contábil, para a terceirização na guarda do “arquivo morto” do escritório. Neste arquivo além dos documentos do próprio escritório também, é claro, haviam documentos das empresas que eram clientes do escritório.

Em uma conversa informal e muito amigável, o contador comentou …”vou deixar de devolver os documentos contabilizados aos meus clientes, pois sei que gero um transtorno para eles e sei também que muitos guardam esses documentos de forma inadequada, e vou ter a oportunidade de gerar um diferencial, pois qual escritório de contabilidade chega para seus cliente e pede de volta as caixas entregues anos anteriores e ainda pode deixar claro que essas caixas de arquivos serão armazenadas em local ideal para esse fim, com toda segurança e sigilo de informações.”…

Desta forma nós conseguimos a geração de um diferencial para a empresa contábil e por consequência a satisfação de diversos clientes/empresas que disponibilizaram seus arquivos de volta para o contador e ele para a RD.

Lembre-se: “A verdadeira dificuldade não está em aceitar ideias novas, mas em escapar das antigas.” … John Maynard Keynes/ economista britânico