Quando falamos sobre guarda de arquivos, o problema mais apontado é o espaço ocupado nas empresas. Mas você já parou para pensar em como a guarda de documentos está sendo feita? Se o método não vai acabar prejudicando a integridade do documento? Esse é, também, um problema bastante comum.
As empresas, por falta de experiência no assunto, acabam deixando os documentos arquivados por um longo período, mas não realizam a guarda da maneira correta, nem fazem a manutenção do local como é devido, entre outros fatores que acabam deteriorando o papel. Imagine que você guardou um documento fiscal por alguns meses, ou anos, e quando precisou encontra-lo para fim comprobatório, além de demorar, achou o documento danificado pela ação do tempo e pragas urbanas.
Pensando nisso, trouxemos algumas dicas que vão te ajudar a fazer a conservação dos documentos da maneira correta. Confira no post a seguir!
1- Quais os riscos da guarda de documentos incorreta?
2- que levar em conta para manter a conservação do arquivo?
> Ambiente
> Fatores externos
Acidentes também colocam em risco os documentos da empresa, como:
Perder um documento traz grandes consequências para a empresa. Uma das mais citadas é o pagamento de multas devido a questões legais que não foram atendidas devido à perda do documento. Mas essa situação acaba prejudicando a imagem da empresa também, acarretando problemas corporativos com empresas parceiras e clientes.
A digitalização pode ser feita para consultas e a guarda do documento original pode ser terceirizada. Isso facilita o dia a dia da empresa sem nenhum prejuízo. Quando os arquivos permanecem nas dependências da empresa, é necessário levar em conta alguns aspectos importantes para evitar a degradação do papel e as consequências que isso traria. Confira quais são:
Por não serem usados com frequência, o arquivo acaba ficando em lugares como porão, salas externas ou em andares afastados. Mas é preciso tomar cuidado com o local devido aos fatores ambientais. A guarda de documentos contempla também uma boa gestão, caso contrário, o arquivo acaba se transformando em um depósito.
Esquecer os documentos em um local abre espaço para várias situações que podem não ser percebidas a tempo. Por exemplo, se a luz do sol tiver incidência direta sobre os documentos, a tinta acaba desbotando. Pode também ocorrer infiltrações, acúmulo de poeira e proliferação de pragas urbanas. Tudo isso é muito prejudicial para os documentos.
O ambiente ideal possui controle de iluminação e climatização adequada, para evitar a umidade excessiva. Além da higienização periódica para evitar o acúmulo de poeira e pragas. Todos os fatores ambientais devem ser considerados: iluminação, o arejamento e a umidade.
Para realizar a gestão documental da maneira mais eficiente, sem correr risco de perdas, considere a terceirização desse serviço.
A RD atende a todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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Publicado em 28/06/2019