Todo documento tem seu ciclo de vida, que vai da aquisição até a destinação final — podendo ser feita a guarda ou o descarte. O documento existe porque ele está sendo útil para um serviço, empresa ou cliente. Cada etapa do seu ciclo de vida pede por um gerenciamento específico e, para uma gestão de documentos eficiente, é necessário conhecimento.
Se você tem qualquer dúvida a respeito de como funciona a gestão de documentos, vamos explicar tudo nesse post. A gestão de documentos está diretamente ligada ao ciclo de vida.
Ainda pode haver alguma confusão entre a guarda e a gestão de documentos, mas para uma empresa especialista nesses serviços, essas são funções muito diferentes.
A gestão é o gerenciamento de cada etapa do ciclo de vida de um documento, que apresenta utilidades e necessidades diferentes durante a tramitação. Conhecer o ciclo de vida do documento é fundamental para uma gestão eficiente. Assim, é possível estruturar a gestão documental adequada, otimizando os processos da empresa.
O ciclo de vida de documentos, apesar de ter diversas etapas, não possui uma ordem pré-estabelecida. Outro ponto é: as etapas podem não acontecer de maneira linear. Ou seja, duas ou mais etapas podem acontecer simultaneamente.
Cada documento tem seu próprio ciclo de vida, tendo sua própria sequência de etapas e maneira que elas ocorrem. Para saber como é o ciclo de vida de um documento, é preciso estudá-lo dentro do contexto da empresa, assim é possível mapear a ordem das etapas e se são lineares ou simultâneas.
No entanto, independentemente de qual etapa for, a consulta está sempre acontecendo junto com cada uma das outras etapas.
Veja quais são cada uma dessas etapas, lembrando que não há uma ordem pré-estabelecida entre elas:
Cada etapa possui suas particularidades e exige ações específicas, algumas são mais complexas que as outras. Aqui, vamos simplificar o que acontece dentro de cada uma.
Como o documento surgiu:
1 – Criado dentro da empresa
2 – Apenas recebido pela empresa
Identificar informações dentro do documento, dividindo-as por categorias e classificações. Dessa forma, é possível localizar o mesmo documento a partir de necessidades e buscas distintas. Isso serve tanto para o meio digital quanto para o meio manual.
Estabelecer o critério de ordenação: cronológica, alfabética, numérica. Esse agrupamento precisa ser eficiente o bastante para que a falta de um documento seja perceptível. Além, de claro, permitir que qualquer documento seja encontrado rapidamente.
Para isso, sempre se deve ter em mente a necessidade a partir do uso do documento. Ou seja, se pôr na perspectiva de quem quer encontrar o documento.
Identificar, dentro da empresa, quais colaboradores precisam tomar ciência do conteúdo do documento, ou que estejam responsáveis pelas ações que envolvam o documento.
Depois que o documento cumpriu seu objetivo dentro da empresa, é necessário decidir entre:
1 – guardar
2 – descartar
Essa é uma decisão bastante difícil, por isso, muitas empresas acabam guardando documentos sem necessidade. Para tomar essa decisão, é necessário um estudo sobre legislação e reuso futuro.
Para guardar os documentos, surgem outras preocupações. Algumas são:
– agentes físicos (luminosidade, temperatura, umidade)
– agentes químicos (poluição atmosférica, tintas, gorduras e oleosidades, objetos metálicos)
– agentes biológicos (insetos, roedores, micro-organismos)
Em caso de descarte, a maior preocupação é sobre a segurança da informação.
Em caso de necessidade, saber onde o documento pode ser encontrado e quem terá acesso a ele.
Além da consulta, estabelecer como o documento será utilizado nessa etapa de reuso. Podendo ser: revisão, cancelamento ou dar início a um novo ciclo.
Para estruturar a gestão documental dentro da empresa, servindo a cada necessidade, é preciso conhecimento. Assim, todo o ciclo de vida do documento é mapeado, prevendo necessidades futuras e atendo as atuais.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.