Nós sempre falamos da importância da guarda de documentos. Por isso, hoje vamos dar um exemplo de documentos que precisam ter acesso fácil, senão, pode acarretar em multas se não forem encontrados quando solicitados. Veja o vídeo e entenda melhor.
Viu como a guarda de documentos fiscais é importante? A falta de organização pode até gerar multas. Atualmente, existem três leis sobre o assunto. No decorrer do post, vamos falar sobre cada uma delas.
Mas antes é importante alertar que, dentro do prazo de decadência ou prescrição, todo o contribuinte tem a obrigação de guardar todos os livros de escrituração descritos em lei, e junto deles, todos os documentos que servirem como base para a escrituração comercial e fiscal.
1 – Código Tributário Nacional
2 – Lei 9,430/1996
3 – Decreto-Lei 486/1969
4 – Qual a diferença entre prescrição e decadência?
5 – Prazos específicos
Primeira: o Código Tributário Nacional, que é a que mais interfere na rotina fiscal e tributária. Ela orienta sobre vários procedimentos importantes que têm a ver com recolhimentos de tributos. Por exemplo, o artigo 195 determina que os livros obrigatórios e os documentos vinculados a eles devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações referentes a eles.
A segunda é a lei 9.430; no artigo 37, também fala sobre guarda de documentos e arquivamento, dessa vez, sobre comprovantes de escrituração referentes a lançamentos contábeis futuros que devem ser conservados até o prazo de decadência do direito da Fazenda Nacional constituir créditos tributários referentes a esses exercícios.
Sobre o decreto-lei 486. No artigo 4, tem a determinação de que comerciantes devem guardar, até que sejam prescritos, escrituração, correspondência e qualquer papel referente a atividade e à situação patrimonial.
Dentro disso que foi falado, você percebeu que há prazos referentes à decadência e outros, referentes à prescrição? Essas são duas expressões jurídicas com significados diferentes. A seguir vamos simplificar as diferenças entre elas.
Decadência: A decadência se refere ao direito do Fisco solicitar documentos fiscais, e esse prazo é contado a partir do momento em que o tributo é devido pelo contribuinte em favor do Fisco. Geralmente esse prazo dura cinco anos, contando a partir da data em que o tributo passou a ser devido.
Prescrição: Já a prescrição é o tempo em que o Fisco tem o direito de fazer cobrança judicial ao contribuinte. E caso essa cobrança não seja feita dentro do prazo, esse direito prescreve.
Outro ponto que deve ser destacado é que cada documento tem seu prazo específico para ser guardado. Esses prazos são o que mais importa ao contribuinte quando o assunto é a guarda de documentos, pois fazendo isso da maneira correta se evita problemas junto ao Fisco e também evita arquivamentos desnecessários.
Também é importante destacar que toda documentação deve estar disponível para o Fisco, caso haja fiscalização. Se esses documentos não estiverem disponíveis ou houver a falta de alguma informação, a empresa pode ser alvo de processos administrativos e ser obrigada a pagar multas.
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