1. Comercial e Fiscal: regra geral, conforme o Código Tributário Nacional, o prazo prescricional é de 05 (cinco) anos, exemplos: nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída.

2. Trabalhista e Previdenciário: o prazo de prescricional previsto vai de 05 (cinco) a 35 (trinta e cinco) anos, exemplos: comprovantes de pagamento FINSOCIAL e PIS/PASEP é de 10 (dez) anos, documentos do FGTS e registro de funcionários é de 35 (trinta e cinco) anos.

Os documentos e seus prazos de prescrição, juntos formam a de Tabela de Temporalidade.

Os documentos devem ser guardados em local apropriado controlando-se a iluminação, umidade, temperatura, com controle de pragas e o mínimo manuseio possível dos documentos em questão.

Os documentos são recebidos em caixas box, protocolados e acondicionados em invólucros plásticos com lacres numerados. Após rígida conferência, são arquivados em nosso depósito com todos os cuidados quanto a proteção e organização.

Não existe este risco, uma vez que as caixas são controladas pelo número dos lacres, empresa por empresa.

Processo de cópia de um documento em papel, em arquivo digital.

As principais finalidades da digitalização de um documento, são: a preservação do original e a agilidade no processo de busca/consulta.

Gestão Eletrônica de Documentos.

A legislação brasileira define microfilme como o resultado de processo de reprodução de documentos, dados e imagens em filme, por meios fotográficos ou eletrônicos.

Assim como a digitalização, as principais finalidades da microfilmagem de um documento, são: a preservação do original e a agilidade no processo de busca/consulta.

Os processos são completamente distintos; digitalização e microfilmagem contemplam a preservação de documentos. Um documento digitalizado não pode ser eliminado, pois o mesmo não tem valor probatório. Em contra partida, documentos microfilmados, desde que não sejam documentos de valor histórico, podem ser descartados. A microfilmagem só terá valor legal se executada em empresa homologada pelo Governo Federal.

Existem diversas formas de organização e arquivamento de documentos: o importante é que o processo de arquivamento vise a boa conservação e a facilidade da busca do documento.
Os métodos vão variar de acordo com o ramo de atividade. Por exemplo: o ALFABÉTICO (nome e regras de alfabetação), o GEOGRÁFICO (local ou procedência), o NUMÉRICO (simples, cronológico ou dígito-terminal) e o IDEOGRÁFICO (assunto).

É um instrumento que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos. É uma tabela com registro esquemático do ciclo de vida do documento.

Após o prazo de guarda, os documentos poderão ser descartados.

Existem leis no Brasil que obrigam que determinados documentos comerciais, fiscais, previdenciários e trabalhistas sejam guardados por um determinado tempo. A medida protege os casos de fiscalização nas esferas legais, bem como, da necessidade de terceiros para algum tipo de comprovação.

Vários são os motivos para o arquivamento de um documento digitalizado não pode ser eliminado, pois o mesmo não possui valor probatório. Em contra partida, documentos microfilmados (desde que não sejam de valor histórico), podem ser descartados.