O serviço de gestão da informação não é novidade, desde a Guerra Fria inúmeras empresas surgiram para armazenar documentos e informações.

Em 2013, por exemplo esse segmento movimentou US$ 5,1 bilhões em todo o mundo e projeta crescimento de 82% em 2017, indo para US$ 9,3 bilhões, segundo a consultoria americana Radicati.

No Brasil, o setor ganhou força com a Constituição de 1988, que estabeleceu e regulamentou o tempo de guarda para cada tipo de documento, todo este conjunto de informações é conhecida como tabela de temporalidade.

Segundo o gerente de operações da empresa Docpar, Eduardo Turque, a empresa cresce 25% ao ano em volume de documentos armazenados. “Há muitos documentos que não têm valor legal se forem digitalizados. A burocracia de comprar um carro é um exemplo: tudo no papel. O mercado cresce em ritmo acelerado e este ano deve movimentar R$ 2 bilhões, no Brasil”.

Ainda é forte nos brasileiros a cultura de imprimir e-mails, relatórios e atas, principalmente em órgãos públicos ou áreas de recursos humanos.

Com as empresas crescendo e a quantidade de papeis também, muitas empresas apostaram no desenvolvimento de softwares para a gestão de papeis e processos. O Organizer é um bom exemplo, criada pela empresa ZAPTRADE, promove a solução para gerenciar diferentes tipos de contratos, incluindo até mesmo o histórico financeiro. O sistema permite disparar alertas para os gestores selecionados, de cada contrato informando o término de vigência e períodos de reajuste. Proporciona ainda workflows que otimizam os processos da empresa (solicitação de pagamento, requisição de serviços, troca de correspondências e ofícios, processo de compras e de seleção de pessoal).

Em meio a toda esta mudança digital, é de se pensar que este tipo de mercado (guarda de documentos) sofra queda em virtude do uso de papeis, segundo o proprietário da empresa RD – Gestão e Guarda de Documentos, Daniel Gambini, “o volume de documentos físicos continua crescendo, mesmo com taxas menos expressivas que há alguns anos”.

Gambini ainda comenta que “a grande vantagem em toda esta história de guardar o arquivo, é o preço. O preço mensal pago por caixa é mais barato que um pastel, e se levarmos em conta que o espaço destinado ao arquivo morto poderá tornar um espaço para geração de receita ou ainda para melhorar/ampliar o ambiente de trabalho dos colaboradores, isso inegavelmente é um grande negócio”.

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A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento.