Buscar uma melhor solução para o arquivamento de documentos é algo que as empresas só pensam em fazer quando a quantidade de documentos se torna um problema. Seja por falta de espaço ou por não conseguir encontrá-los quando precisa. No fim, as duas situações acabam acontecendo e a gestão de documentos é a única saída. Mesmo assim, ainda é um erro esperar o problema crescer ao invés de se prevenir desde o começo, uma vez que já se sabe que a quantidade de documentos vai aumentar.
Algumas empresas ainda tentam implementar a gestão documental na sua rotina. Tentativa mais acessível para pequenas empresas, com poucos funcionários. Isso porque para uma gestão de documentos eficiente, é necessária a colaboração e o conhecimento de todos. E mesmo assim, é necessário um profissional na área que possa ser responsável e criar o manual de gestão de arquivos para que os métodos sejam de conhecimento de todos. Caso contrário, a empresa precisa terceirizar esse serviço.
Nesse post, entenda como pode funcionar a gestão de documentos dentro da sua empresa e por que é importante implementá-la.
1 – O que é gestão de documentos
2 – Para que serve
3 – Por que investir na gestão de documentos?
4 – Como implementar gestão de documentos
A gestão documental significa unificar e padronizar a maneira com que todos os documentos e informações são manipulados, desde a criação até a destinação final. Para determinar quais são as fases de um documento, existe a tabela de temporalidade. Ela é um guia para que todos saibam por quanto tempo, onde e como guardar todos os diferentes tipos de documentos dentro da empresa.
Por isso, ela é um item personalizado para cada empresa, pois atende suas especificidades. Como, por exemplo, quantas vezes um determinado tipo de documento é consultado em um período de tempo. Dessa forma, é estabelecida o local ideal de guarda.
Mesmo que as empresas já tenham ouvido falar em gestão de documentos, elas não sabem como para colocar isso é em prática na rotina dos seus colaboradores. Principalmente quando já existe uma desordem, pois organizá-la é algo que demanda tempo.
O maior problema é tirar um colaborador das suas funções para ficar responsável por isso. Afinal, quem cumprirá suas obrigações?
A gestão de documentos torna rápida e eficiente o controle e a manipulação de informações dentro da empresa. Com esse serviço, todo o processo é facilitado, a elaboração, o arquivamento de documentos e a destinação final. Depois que um documento é utilizado, é quando surgem as maiores dúvidas: o que fazer com ele? Com a tabela de temporalidade, todos os colaboradores têm esse conhecimento.
As empresas focam, principalmente, na gestão de documentos como uma maneira de otimizar o espaço. Além de diminuir o volume do arquivo, a gestão documental também vai melhorar a recuperação da informação. Quando os documentos não são geridos da forma correta, é comum demorar muito tempo para recuperar algo do arquivo.
Por isso, a gestão de documentos otimizará o espaço da sua empresa e o tempo da sua equipe. Sem entraves quando for necessário guardar ou encontrar documentos. Além disso, também preservará a memória institucional, conservando arquivos que não são consultados com frequências, mas que fazem parte da história da empresa.
Os motivos para utilizar a gestão de documentos varia de acordo com a necessidade de cada empresa. Outro fator que também muda é a o estágio em que a empresa se encontra, como está a sua situação de arquivamento de documentos. Mas em todos os casos, aderir à gestão de documentos mudará, para melhor, a cultura da empresa em relação a maneira de lidar com suas informações.
Alguns dos principais motivos para as empresas começarem a investir na gestão documental são:
Esses são alguns fatores que podem despertar o interesse de gestores a implementar a boa gestão de documentos em suas empresas. No entanto, as empresas terão cada um desses benefícios.
O primeiro passo para dar início à gestão de documentos é analisar a necessidade e a situação da empresa. Assim, é possível saber por onde começar. É nesse momento também que se observa as atividades e processos realizados pela empresa. Então, é feito um mapa do ciclo de vida de todos os tipos de documentos, como já citamos no início: o manual da gestão de arquivos.
A partir disso, são definidas categorias para encaixar os documentos existentes e os que virão a seguir. Para ser possível manusear os próximos arquivos da mesma maneira, é criado também uma maneira de indexação. Isso pode ser um índice que sintetize as principais informações de cada documento, tornando mais fácil consultá-lo.
Agora que você já sabe como funciona a gestão de documentos e entende seus benefícios, não hesite em trazer esse serviço para a cultura da sua empresa.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer guarda e gestão de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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Publicado em 28/06/2019