A gestão de documentos está integrada a uma empresa produtiva e organizada. Imprescindível para o cumprimento de prazos e, claro, não desgastar o colaborador com a procura “impossível” de documentos que ninguém sabe onde foi guardado. Organização é uma característica muito buscada entre os concorrentes de uma vaga, mas essa postura deve começar da empresa que o contrata — e a gestão de documental faz parte disso.
Teoricamente, as pessoas sabem como ser organizadas: padrões, classificações e anotações. Mas, na prática, se pegam no meio dia completamente perdidas na sua lista de afazeres. Quando se trata de organização pessoal, a prática leva à perfeição. Falando sobre gestão de arquivos, são necessários conhecimento e experiência. Uma boa gestão vai além da organização de arquivo.
Então, como implementar uma gestão de documentos na sua empresa? Confira as dicas que separamos para ajudar você nessa missão.
1 – Classificação
2 – Frequência de uso
3 – Identifique o local de arquivamento
4 – Onde o documento foi criado
5 – Nem todo documento é para sempre
A classificação sempre ajuda a organizar o grande volume de qualquer coisa. É observando as diferenças e particularidades de cada documento que é possível classificá-los. Utilizar um código para identificar os arquivos é uma ferramenta que pode parecer complicada no começo, mas acaba se tornando um hábito que facilita a guarda de arquivos e a localização. Esse código deve ser formado por iniciais e números, para marcar o setor e quem o criou, mas também constar o nome do arquivo integralmente.
Tem arquivos que são consultados todos os dias, toda semana. Tem aqueles que uma vez por mês é lei: precisa ser consultado. Mas também tem aqueles que é importante manter, mas passa anos sem ser visto. Classifique-os!
As frequências básicas são três: ativo, inativo e morto. Esses dados contam na tabela de temporalidade. Se a empresa possui esse guia, fica muito mais fácil fazer esse tipo de identificação. Isso estabelece o local da guarda de documentos, determinando se é menos ou mais acessível tê-lo em mãos.
Ao realizar o protocolo de cada arquivo, além de toda a identificação que já foi citada, deve constar também o local onde o arquivo foi guardado. Com a identificação de caixa, sala, e, mesmo que seja um arquivo digital, também deve constar onde ele está armazenado (computador, nuvem, pen-drive, se há cópia impressa etc).
Há documentos que podem sair da empresa e retornar, além dos documentos que não foram criados ali, mas sim vieram de clientes ou parceiros, por exemplo. É importante constar esse tipo de informação antes do arquivamento de documentos. Bem como registrar todo tipo de particularidade em relação a ele. E, claro, sempre registrar quando ele for retirado do arquivo.
Isso quer dizer que, ao contrário da conduta de muitas empresas, alguns documentos devem sim ser destruídos. Essa classificação também é encontrada na tabela de temporalidade, o que reforça a importância desse guia para a empresa
É claro que as multas preocupam as empresas. Afinal, qual administrador gosta de arcar com custos evitáveis? Mas você já pensou na reputação da sua empresa diante dos seus clientes e colaboradores? A perda de documentos é uma má conduta que deprecia a imagem de qualquer local.
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Publicado em 28/06/2019