Manusear muitos documentos faz parte da rotina da maioria das empresas. Mesmo assim, fazer uma boa gestão de arquivos não faz parte da prioridade de todos os gestores. A falta de organização, mais cedo ou mais tarde, acaba trazendo problemas como: perda de documentos, papéis danificados (devido ao ambiente inadequado), guarda de documentos desnecessários, ocupando espaço da empresa.
Por esse e outros motivos, a gestão documental é importante para empresas de diversos segmentos e tamanhos. Todas lidam com diferentes tipos de documentos e a quantidade tende a crescer todo mês, no mínimo, como contas de água e luz, bem como contratos com clientes e colaboradores, entre outros.
Os próprios colaboradores acabam tendo dificuldade de gerir essa quantidade crescente de papéis, já que cada um possui suas próprias funções e, ao contrário do que muitos gestores insistem em pensar, não é uma tarefa rápida ou fácil.
A gestão de documentos necessita de métodos eficientes e ferramentas adequadas. Terceirizar a gestão de arquivos promove isso às empresas, criando processos para controlar o arquivamento de todos os tipos de documentos, sendo criados no local ou recebidos de fora, considerando sua categoria e suas particularidades de manuseio e consulta.
O objetivo é deixar mais acessíveis e localizáveis os documentos utilizados com frequência. Por outro lado, aqueles que não são consultados constantemente, devem ser guardados em local adequado a fim de garantir sua conservação.
Mas, se você ainda não conta com a eficiência de uma empresa especialista na guarda e gestão de documentos, confira algumas dicas para melhorar a organização de papéis dentro do escritório.
Índice
1 – Separe um local adequado
2 – Categorize documentos de acordo com o uso
3 – Considere o tempo de guarda
4 – Estabeleça um protocolo para entrada de novos documentos
5 – Terceirize a gestão de arquivos
A falta de uma metodologia para gestão de arquivos pode acabar elegendo a ponta da mesa de um colaborador como o local dos documentos mais consultados. A escolha de um espaço físico ideal é o primeiro passo começar a organização, fazendo uso das ferramentas de gestão documental.
A maneira mais simples de organizar um arquivo é através da data e ordem alfabética. Em caso de um arquivo grande, é necessário destinar um funcionário para fazer esse controle, guardando os documentos e encontrando os que precisarem ser consultados.
Para saber qual documento e como ele deve ser guardado, é possível fazer uma tabela mais geral para dividir os tipos de documentos de acordo com o uso. É uma divisão que não substitui tabela de temporalidade, mas já ajuda a melhorar a organização.
Hoje em dia, muito se fala sobre a digitalização de documentos, mas ela não substitui documentos que foram criados no papel. Por isso, considere sempre guardar, de maneira física, todos os documentos que tiverem assinatura, bem como aqueles que servem para comprovação fiscal.
Para diminuir o uso de papéis, é possível deixar em formato digital os documentos internos, como fichas de cadastro e relatórios.
Já as cópias impressas dos documentos, podem ser descartadas.
Nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre, muitos têm um prazo de cinco anos, já outros precisam ser mantidos por 30 anos e, claro, tem aqueles que devem ser guardados permanentemente.
Sabendo o prazo de cada documento, é possível fazer uma planilha onde conste a data de validade de cada tipo de documento. Isso evita acúmulos desnecessários.
Tão importante quanto organizar os documentos já existentes é estender esse processo aos novos documentos, sem esperar que a desorganização volte.
Por isso, a empresa deve criar o hábito de checar os novos documentos e categorizá-los, estabelecendo até que data deve ser guardado. O funcionário destinado à organização dos documentos, também ficaria responsável por essa parte.
A gestão de arquivos não possui receita pronta, um especialista deve analisar a necessidade de cada empresa, considerando os tipos de documentos que são criados e recebidos.
A RD atende a todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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