Saiba por quanto tempo guardar os documentos do condomínio!
Se você precisa lidar com os documentos de condomínio, sabe como é uma tarefa difícil. Confira no vídeo por quanto tempo a guarda de documentos precisa ser feita e por que terceirizar esse serviço é tão vantajoso!
É incrível como a quantidade de documentos pode crescer em pouco tempo. Em condomínios, essa realidade não é diferente. Um síndico conhece bem essa situação, a cada mês um novo montante de papeis é adicionado ao arquivo do condomínio. Você já pensou quando precisar encontrar algum desses documentos?
Manter um arquivo organizado não é tarefa fácil, além de dar trabalho, leva bastante tempo não só na organização, mas também na manutenção do local. É necessária uma boa gestão de documentos. Condomínios não são locais que costumam possuir muitos funcionários, designar alguém para esse trabalho de guarda de documentos pode ser inviável.
“Semanas atrás (abril/2019) me deparei com uma notícia no jornal O Estado de São Paulo, o Estadão, com a seguinte manchete … “Tribunal de Justiça vai transferir 9,5 milhões de processos da capital para o interior” … que serão necessários em trono de 500 carretas para que seja feito o transporte de todo acervo, e é claro que não pude deixar passar em branco a reportagem, nela descreve toda a economia e as vantagens que o Tribunal de Justiça terá em terceirizar a guarda desses documentos.
Caro leitor você deve me perguntar … e o que eu tenho com isso? … acredito que tem muito a ver com nosso dia a dia. Em plena era digital ainda acumulamos papeis e mais papeis ao longo dos anos, quando tratamos de pessoa física, mas quando falamos em pessoa jurídica o volume e a responsabilidade de se guardar é muito maior. A legislação descreve que devemos guardar alguns documentos por 5, 10, 15 e até 35 anos e se pensarmos em documentos de relevância histórica esse tempo de guarda se torna ainda maior.
Recentemente recebemos o contato de um síndico que nos procurou, pois seu condomínio na Ponta da Praia em Santos, estava em processo de renovação do AVCB e suas caixas de arquivo com os documentos do prédio estavam em local impróprio e não havia onde deixar esses documentos.
As administradoras de condomínio que nos procuram também enfrentam problemas parecidos com o que está ocorrendo com o Tribunal de Justiça e esse condomínio na Ponta da Praia, existe a obrigatoriedade da guarda de documentos e isso é fato; que está cada vez mais caro o custo do metro quadrado na região também é fato. Então porque “desperdiçar” espaços importantes de sua estrutura física para guardar papeis e ainda às vezes fazê-lo de forma não profissional, só lhe causará transtornos em curto ou médio prazo?
Acredito que o que falta é apenas informação correta. Escutamos muito as pessoa dizerem assim … “eu digitalizei meus documentos e agora vou jogar tudo fora” … isso é um grande erro. Nem tudo pode ser descartado, a prova é o próprio Tribunal de Justiça, se pudesse estariam jogando tudo fora! E quem mais conhece de Leis que o próprio Tribunal!
Aqui na Baixada Santista a empresa RD – Gestão e Guarda de Documentos, que é especializada nesse assunto, está cada vez mais ganhando espaços e clientes satisfeitos, pois suas atividades vão de encontro às necessidades que o mercado oferece e com preços muito competitivos” – sócio proprietário da RD Documentos, Daniel Gambini.
A planta do condomínio é um exemplo de guarda de documentos que deve ser feita vitaliciamente. Os documentos referentes a funcionários também é um exemplo disso, com a diferença de que esse tipo de documento cresce mensalmente, com comprovantes de pagamentos e folha de ponto, por exemplo.
Comprovantes de outros tipos de pagamentos também devem ser guardados, como contas de luz, água, contribuições, tributos, entre outros, mas durante um período determinado. É importante acompanhar esses prazos para não fazer a guarda de documentos sem necessidade, usando espaço à toa.
Esses são apenas alguns exemplos. Quem é síndico sabe que existem muitos tipos diferentes de documento, como documentos referentes a condôminos e ao empreendimento, contratos, seguros, etc.
Manter documentos guardados e de fácil localização é importante para o caso de necessidade comprobatória, mas também para consultas internas e com fim de manter um histórico do condomínio: funcionários, condôminos e empresas que já passaram por ali.
A guarda de documentos pode parecer algo simples — e para profissionais, é mesmo. Mas não é fácil agregar essa função a outras. A guarda demanda uma boa gestão de documentos Ou seja, não é apenas determinar um lugar para juntar todos os documentos e esquecê-los até que algum seja necessário. Se acontecer, além de demorar muito para encontrar, ele pode já ter sido desgastado por pragas ou umidade.
Ao escolher um espaço no condomínio, é preciso pensar em alguns fatores para que o tempo não deteriore os documentos. Os documentos precisam estar separados por critérios, pastas e etiquetas que deixem sua localização rápida.
Outra questão que deve ser considerada é a segurança do local. O local deve ser mantido trancado, com poucas pessoas tendo a chave, pois o acesso deve ser controlado. Caso seja necessário que algum condômino consulte algum arquivo, isso está dentro do direito dele. No entanto, não se deve retirar documentos do local. A consulta deve ser agendada e feita no local. Se for necessário retirar um documento, deve ser feita uma cópia e, se o original for imprescindível, deve haver um protocolo de retirada.
Os serviços da RD atendem empresas que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.
