Guardar documentos de maneira errada pode gerar muitos prejuízos para as empresas! E nós te contamos alguns dos riscos que a sua corporação corre ao realizar a guarda de documentos da maneira errada.
Assista o vídeo e não corra esse risco!
O mundo dinâmico da atualidade exige cada vez mais agilidade e assertividade nos processos. É por isso que você precisa ter à disposição ferramentas que te permitam realizar as tarefas diárias com mais eficiência e minimizando as possibilidades de erros, e com isso, não perder mais tempo consertando-os.
Agora, você já parou para pensar que a guarda de documentos mal feita pode afetar diretamente a produtividade da sua empresa? Se ainda não parou para pensar sobre isso, já passou da hora de começar a pensar.
Você sabia que empresas perdem quatro semanas por ano procurando por informações foi feita uma pesquisa que aponta que isso acontece com gestores dos 3 estratos organizacionais (estratégico, tático e operacional). Pior: em média, a cada 12 segundos um documento se perde nas empresas.
O espaço da sua empresa que você destina para a guarda de arquivos deve ser limpo periodicamente, pois a sujeira pode danificar documentos, além de atrair insetos, como cupins, que não roem apenas madeira, mas também consomem papéis. Fatores ambientais também podem danificar os documentos, se o local não tiver a climatização adequada, se não for arejada, pode acarretar mofo e umidade.
Se você não quiser perder tempo procurando, precisa dedicar tempo para organização dos arquivos. Mas isso também com certeza exige bastante tempo de dedicação, afinal, quem organiza, organiza para que todos possam achar e que seja de forma rápida. Mas organização não é mesmo uma tarefa fácil.
Esse parece o mais óbvio dos problemas e também pode ser um dos mais danosos. Quando lidamos com sistemas que não suprem a real necessidade da organização no que tange guarda de documentos, corremos o risco de encarar problemas e transtornos incalculáveis. A gestão adequada dos documentos traz segurança à sua empresa.
Auditorias, fiscalizações, recolhimentos de tributos, participações em licitações, entre outros, exigem a entrega de documentos. Se você não os tiver organizados e classificados quanto a sua natureza, sua empresa estará sujeita a possíveis prejuízos econômicos, financeiros e legais.
Um exemplo disso são os documentos fiscais, que têm tempo de prescrição ou decadência específicos para cada tipo. Caso haja fiscalização e esse documento seja solicitado, é imprescindível sua apresentação, a falta desse arquivo acarreta multa para a empresa.
A ineficiência na guarda de documentos traz o aumento de custos e despesas. E quando há extravio constante de documentos, há retrabalho e perda de tempo no processo burocrático para recuperá-lo, com o consequente aumento no custo da atividade ou serviço e, claro, a redução de competitividade no mercado.
A maioria das corporações guarda informações confidenciais e sigilosas sobre parceiros, tecnologias e/ou futuros negócios. Qualquer inoperância ou ineficiência nesse processo poderá causar grandes transtornos e até mesmo a falência da empresa. Nesse ponto, a guarda adequada de documentos e a sua segurança definirão os rumos que a empresa alcançará no mercado.
Pense no arquivo da sua empresa, no local destinado para guardar esses papéis. Agora imagine o que você faria com esse espaço se não tivesse que ocupá-lo com isso. Seria bom ter uma sala livre, não é? Empresas desperdiçam grandes espaços para o arquivo, sendo que poderiam usá-los de forma mais inteligente.
Os serviços da RD atendem empresas que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.
