Um grande desafio para empresas de todos os portes e segmentos é guardar documentos com eficiência. Não é apenas armazená-los, mas mantê-los organizados em ambientes seguros e limpos. Fora o espaço que ocupam, há um imenso trabalho e tempo dedicado para a gestão documental nas empresas. Mas, claro, a tecnologia também pode ser uma aliada na guarda de documentos
Assista o vídeo e veja como essa atitude pode facilitar o dia a dia da sua empresa.
Veja 4 motivos para terceirizar a guarda de documentos
Viu como terceirizar a gestão de documentos é um bom negócio para você? Imagine ter um sistema que reúna e trate todos os papéis da sua empresa. E ainda ter uma consultoria sobre como lidar com a organização dos seus dados. Veja 4 motivos para terceirizar a guarda de documento da sua empresa:
1 – Traga mais economia para a sua empresa
2 – Nunca mais perca um documento
3- Tempo é dinheiro, não perca o seu
4 – Tenha menos burocracia e mais eficácia
A redução de custos com cópias é um fator fundamental a ser considerado ao optar por um sistema que vá digitalizar documentos, tornando o acesso a ele bem mais fácil.
Além disso, o arquivamento de documentos em um meio digital também contribui com o meio ambiente, já que gera menos papéis e desperdícios. Você também deixará de ter custos adicionais com documentação perdida, já que tudo estará armazenado em uma plataforma virtual.
Manter os documentos arquivados fisicamente, sem digitalizá-los, é um grande risco de perda e deterioração devido à ação do tempo. Além disso, o manuseio constante, a umidade, a possibilidade do surgimento de pragas, ou até incêndio, e fatores naturais podem destruir todo o histórico da sua empresa.
O serviço de digitalizar documento garante a segurança e integridade das informações, seja por meio de um sistema digitalizado ou mesmo sendo feita a guarda de documento em ambientes controlados para o devido armazenamento.
Nossa vida corrida exige agilidade. Não dá para perder tempo procurando documentos em arquivos intermináveis, afinal, tempo é dinheiro. Por isso, acessar documentos com facilidade e rapidez é o sonho de muitos gestores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
O sistema de digitalização de documentos possui busca hierarquizada, que acelera a procura por documentos
A revista Exame publicou uma matéria em seu portal falando sobre o tempo que uma empresa perde anualmente procurando por documentos.
“os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Esse longo período tem uma explicação: problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos. Ou seja, dos 12 meses do ano, um mês é perdido” – portal Exame.
Com o armazenamento especializado de documentos, os processos administrativos da sua empresa se tornam mais eficazes. É possível, por exemplo, economizar com recursos humanos para investir em outras atividades produtivas do seu negócio.
Os serviços da RD atendem empresas que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.