Sofrer ações trabalhista é uma das preocupações das empresas, afinal, causa desgaste em diferentes setores do negócio. Mas não é só isso que torna necessária a guarda de documentos trabalhistas, uma vez que se trata de uma exigência legal também.
As empresas precisam criar um processo em relação à guarda de arquivos trabalhistas, bem como, os colaboradores devem ter esse processo claro para mantê-lo e, também, priorizar a boa gestão de documentos — sejam eles trabalhistas ou não. Uma das maiores dúvidas é sobre por quanto tempo guardar os documentos trabalhistas, essa e outras dúvidas serão esclarecidas no texto de hoje. Confira!
Índice
1 – Por quanto tempo guardar documentos trabalhistas?
2 – Por que respeitar os prazos de guarda de documentos trabalhistas?
3 – Como guardar documentos trabalhistas
Assim como os documentos fiscais, os trabalhistas também devem ser guardados por períodos diferentes, de acordo com seu tipo e importância. Um documento de rescisão precisa ser guardado por menos tempo do que um documento referente ao FGTS, por exemplo.
Quem estabelece esses prazos são as normas criadas, principalmente, pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e Constituição Federal, entre outros.
Confira quais são os demais tipos de documentos trabalhistas, que podem ser guardados entre dois e 30 anos, ou ter prazo de guarda indeterminado.
Quando prevista em lei, a guarda de documentos de qualquer natureza garante à empresa segurança jurídica. Os prazos devem ser respeitados para o caso de fiscalizações.
Já referente aos documentos trabalhistas, especificamente, o arquivo é a comprovação necessária para mostrar que a legislação foi seguida pela empresa, respeitando os direitos do trabalhador e efetuando todos os pagamentos devidos.
1 – Possível deterioração do documento
2 – Comprometimento do espaço físico da empresa
3 – Perda de documentos
Empresas que estão começando não se preocupam com a guarda de documentos trabalhistas uma vez que o número de funcionários é muito pequeno. Mas, conforme a empresa cresce, mais colaboradores são contratados, outros saem, a quantidade de papéis aumenta também.
Com isso, o arquivo vai ficando cada vez mais cheio e menos adequado. O espaço onde a guarda de arquivos é realizada precisa ser apropriado: limpo, livre de umidade e pragas urbanas. Só assim é possível garantir a integridade do papel.
Além disso, o espaço vai ficar pequeno para guardar todos os documentos da empresa e, dessa forma, se torna muito mais difícil gerir o arquivo e muito mais fácil perder documentos.
Para evitar esses e qualquer outro problema relacionado à guarda de documentos, o melhor é terceirizar esse serviço. Assim, o espaço da sua empresa pode ser melhor aproveitado e o documento pode ser facilmente encontrado quando necessário, e com a certeza de que estará íntegro e apto para consulta e para qualquer comprovação eventual.
Muitas vezes, na intenção de liberar espaço no escritório, as empresas optam pela digitalização de documentos e se desfazem da versão física dele. No entanto, digitalizar o documento sem o Certificado Digital não o torna apto para comprovação probatória, tornando-o inútil diante de uma ação trabalhista ou fiscalização. Além disso, tome cuidado com a escolha do meio digital para manter o arquivo digitalizado, pois também podem sofrer danos.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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Publicado em 28/06/2019