A destruição de documentos é importante para liberar espaço no arquivo das empresas. Mas você já parou para pensar que isso deve ser feito de maneira segura, tanto para que os documentos confidenciais não acabem sendo expostos, quanto para não destruir documentos que deveriam permanecer arquivados. A guarda de documentos é uma área que exige muito conhecimento para contemplar todas as variáveis, como essas que citamos.
Outro ponto a esse respeito é a digitalização de documentos, uma vez que muitas empresas vêm esse recurso como uma saída para a superlotação de arquivos. Mas até para isso é necessário conhecimento, senão, você acaba destruindo arquivos físicos acreditando que sua versão digital tem o mesmo valor legal e isso não é verdade.
Uma opção das empresas para solucionar a falta de segurança de destruir arquivos é comprar máquinas de picotar papel, uma vez que sabem que essa é uma função que não pode ser negligenciada.
Confira no post de hoje algumas dicas práticas para realizar a guarda de documentos e sua destruição de maneira segura dentro das empresas.
Índice:
Por que a destruição de documentos deve ser feita de maneira segura?
Quais os riscos da destruição amadora de documentos?
Como destruir documentos da forma correta?
As empresas criam e recebem os mais diversos tipos de documentos, que devem ser guardados de maneira segura. Na hora de fazer a destruição dos mesmos, a segurança também deve ser uma prioridade, respeitando o prazo de cada documento. Se não fosse assim, não haveria espaço suficiente para comportar todos os documentos desde a abertura da empresa.
Mas, quando o ciclo de vida do documento chega ao fim, seu descarte e destruição deve garantir a confidencialidade das informações da empresa e de todos os envolvidos. Esse é um tópico tão importante que, hoje em dia, existem empresas no mercado especialistas em gestão documental.
Os documentos contêm dados confidenciais sobre a própria empresa, em relação ao faturamento, estratégias ou informações pessoais dos colaboradores, ou dados sobre empresas parceiras. São diversos riscos que a empresa sofre ao não descartar documentos da maneira correta.
Já pensou se a concorrência fica à par dessas informações? Isso poderia prejudicar sua empresa? Jogar documentos no lixo sem nenhum cuidado tornam esse risco real. Após coletado, o lixo fica em locais “públicos”. Deixar informações confidenciais à deriva nesses locais é contar com a sorte.
Então, os principais riscos de não realizar a destruição de documentos são:
Uma importante ação esquecida na destruição amadora é um laudo sobre o documento destruído, para deixar registrado o que foi feito e garantir que o serviço foi realmente realizado.
Viu como não contar com profissionais na hora de destruir arquivos pode pôr sua empresa em risco? A gestão de documentos é um processo importante dentro das empresas, garante a organização, otimização dos espaços e o cumprimento de prazos e, no fim da vida útil do documento, garante que ele seja destruído de maneira segura.
A RD atende a todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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