Digitalizar documentos pode trazer alguns benefícios ao dia a dia das empresas. Como agilizar a consulta e torná-la simultânea entre os colaboradores, otimizar o espaço da empresa e facilitar a transferência. Mas muitos gestores falham ao acreditar que ao digitalizar os documentos é possível se desfazer dos originais. Entre outros fatores, na maioria das situações, a digitalização de documentos não agrega valor legal, servindo apenas para consulta.
Apesar dos possíveis benefícios, tenha cuidado ao digitalizar os documentos da empresa, pois isso não substitui uma boa gestão documental. Confira, nesse post, quais são os cuidados que você precisa ter ao aderir a digitalização de documentos.
Índice
1 – Não danifique os documentos no processo
2 – Cuidado com o armazenamento online
3 – Mantenha os documentos originais
4 – Terceirize a guarda e gestão de documentos
5 – Atualize os meios de arquivamento
Toda uma vida de má guarda de documentos acaba deixando os papéis frágeis e sensíveis ao manuseio. Por isso, o processo de digitalização pode danificar os documentos, rasgando-os ou, no caso de encadernações, soltar as páginas e danificar a lombada. Mesmo se os papéis não estiverem fragilizados, esse processo sempre exige o máximo de cuidado.
Existem equipamentos de scanner específicos para fazer a digitalização de documentos encadernados, de forma que a curvatura seja compensada e não se danifique. Mas as empresas não investem nesse tipo de equipamento por serem caros.
É claro que esse dano pode ocorrer no dia a dia, conforme as cópias forem sendo necessárias. Nesse caso, é indicado fazer uma “cópia original” e a partir dela, fazer as próximas cópias. Assim, a original fica guardada e preservada, desde que seja feito o armazenamento correto.
Armazenar os documentos digitalmente pode deixá-los vulneráveis, ficando acessíveis a hackers. Por isso, a digitalização de documentos não se baseia apenas em guardar os documentos em nuvem. É necessário priorizar a segurança online dos arquivos.
A digitalização de documentos pode facilitar o dia a dia das empresas para consulta, em determinados casos. Mas isso não substitui os documentos físicos: é necessário gerencia-los e guardá-los de forma responsável. Manter os documentos físicos originais é uma obrigação principalmente porque documentos digitalizados não têm valor legal para fins de comprovação probatórias.
Para comprovar pagamentos, acordos e validar fatos, só é relevante o documento físico. Quando o documento é criado de forma física, no papel, ele deve continuar dessa forma. Não adianta digitalizar sem o Certificado Digital e se desfazer do original, pois a versão digitalizada não terá peso legal.
A gestão de documentos traz diversas facilidades para empresas, como:
Terceirizando esse serviço, a empresa responsável fará uma análise de todos os documentos existentes, bem como a rotina do surgimento de novos documentos. O arquivo é separado por tipo, frequência de usabilidade, o que pode e o que não pode ser descartado. Esse processo otimiza não só os arquivos que já existem, mas sim todos os que virão.
A guarda de documentos também é uma opção para empresas. Com essa opção, a empresa entrega uma caixa já organizada para a empresa terceirizada, que fará o envelopamento e a identificação. Nesse formato, a empresa otimiza seu espaço e garante a preservação do documento, evitando umidade, pragas e perdas.
Outro risco da digitalização é usar um meio de armazenamento que acabe ficando obsoleto e caia em desuso pela falta de equipamentos que o leiam, como foi o caso do disquete. Para evitar essa situação, e perder os documentos, lembre-se sempre de atualizar o arquivamento digital.
Os CDs, por exemplo, caíram em desuso também. Muitos notebooks nem possuem mais um leitor. Além disso, se forem mal armazenados, acabam estragando e ficando ilegíveis.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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