Organização é um passo importante até para a vida pessoal de cada um. Não dar importância a isso nos faz perder compromissos, esquecer onde estão objetos importantes… acaba atrapalhando o dia a dia e atravancando processos simples. Agora, imagine a falta de organização dentro de empresas, situação em que várias pessoas participam de um mesmo processo e, muitas vezes, um depende da organização e da tarefa do outro. Independentemente do porte da empresa, organização é importante, seja para divisão e cumprimento de tarefas, seja para a gestão de arquivos que faz parte da rotina de toda a equipe.
Focando na gestão documental, a padronização dos processos de elaboração, recebimento, guarda e gestão dos documentos é muito importante para o bom funcionamento da empresa. Não apenas do ponto de vista legal e fiscal, mas também do ponto de vista da produtividade da equipe. Afinal, perder tempo procurando documentos e responsáveis por processos que deveriam ser de conhecimento geral, atrapalha e atrasa a conclusão de tarefas.
Mas como implementar a padronização de processos na gestão e guarda de documentos? É sobre isso que vamos falar neste post. Confira abaixo e ajude a melhorar a produtividade dentro da sua empresa.
Como padronizar a gestão documental?
1 – Mapeamento do processo
2 – Crie manuais
3 – Invista em profissionais capacitados
Investir na padronização da gestão de arquivos é muito importante para a empresa. Você consegue pensar em situações em que a falta dessa organização atrapalhou você e sua equipe? Esse pode ser o passo que falta para seus colabores desenvolverem um desempenho ainda melhor, mais produtivo, aumentando o número de clientes e colocando a empresa como um destaque no mercado.
Confira algumas dicas para pôr a padronização de processos em prática na sua empresa.
Implementar uma nova rotina pede alguns cuidados, ainda mais quando envolve diversas pessoas. Por isso, é importante ter uma boa didática para que, com o tempo, o processo se torne natural. Uma delas é mapear o processo, útil porque se torna um recurso visual para expor o fluxo de trabalho, facilitando sua adesão e sendo um lembrete de “como fazer’.
Para isso, separe tarefas de acordo com os cargos, sem esquecer nenhuma parte do processo, nem de ninguém, desde a gestão até a execução.
Para que os processos não se percam e continuem funcionando da maneira como foram estabelecidos, é importante criar manuais acessíveis e de fácil compreensão. Isso ajuda, inclusive, os novos colaboradores contratados.
No entanto, é importante atualizar os manuais conforme a demanda da empresa aumentar.
Para uma boa gestão de documental, um exemplo de manual é a tabela de temporalidade. Nesse manual, consta por quanto tempo um documento precisa ser guardado de acordo com seu tipo. Assim, uma das maiores dúvidas da empresa (“pode jogar fora?”) pode ser facilmente respondida consultando a tabela de temporalidade.
A padronização da gestão de arquivos é importante para toda empresa que pretende crescer de maneira estruturada e organizada, sempre cuidando dos dados dos seus clientes e da própria história.
Por isso, é importante investir em quem tem experiência quando o assunto é gestão de arquivos. Empresas especialistas nesse segmento sabem avaliar a situação de cada negócio e oferecer as soluções viáveis para seus colaboradores, facilitando a rotina e incentivando a produtividade individual e da equipe.
Há soluções para o mapeamento da gestão, opção para um guarda de documentos terceirizada e até a alternativa de armazenar os arquivos mais acessados de forma digital.
A RD atende a todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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