A organização é a base para ter sucesso em qualquer área, até as tarefas mais simples do dia a dia precisam ser organizadas para não serem esquecidas. Seguindo esse exemplo, não adianta apenas anotar em algum lugar o que você precisa fazer, se essa anotação não estiver acessível, se você não puder encontrá-la. Com a gestão documental, a ideia é a mesma. Adianta ter um documento se não souber onde encontrá-lo? Esse não é o único risco que a empresa sofre ao depreciar a gestão de arquivos profissional, mas muitas empresas só percebem isso depois de algumas falhas.
Pensando nisso, elencamos os maiores riscos que sua empresa corre por não contar com a gestão de documentos. Confira abaixo!
1 – Deterioração do papel
2 – Não respeitar a temporalidade do documento
3 – Desconhecer os regulamentos
4 – Perda de produtividade
Muitos fatores podem acabar estragando um documento físico. Quando uma empresa separa uma sala para fazer o arquivo, é comum não levarem em consideração a umidade do local, que pode causar mofo nos papéis e propiciar a proliferação de pragas, como traças, cupins, ratos e baratas. Além disso, a limpeza é uma manutenção que precisa ser recorrente.
Sem implementar medidas de segurança, o local fica suscetível a acidentes, como incêndios e enchentes, que podem prejudicar a continuidade da empresa, uma vez que toda a documentação terá sido destruída. Documentos e informações importantes devem ser armazenadas em um local seguro, livres de qualquer risco.
Outro ponto é sobre como guardar documentos, não pensando em sua organização, mas em sua preservação. Uma guarda de documentos profissional utiliza sacos específicos para essa função, bem como as caixas. Por isso, é possível garantir que o documento estará em perfeito estado quando precisar ser utilizado.
Já parou para pensar em quantos documentos são criados na sua empresa em um dia? Uma semana? Quanto tempo leva para duplicar o conteúdo que a empresa tem hoje? Se, a partir de agora, nenhuma medida for tomada para atualizar e aprimorar as práticas de gestão documental, cada vez ficará mais difícil localizar um documento.
A forma como se organiza os arquivos de empresas melhora um passo importante na rotina dos escritórios, facilitando o acesso, uma vez que os documentos são identificados e armazenados conforme suas características (mais ou menos usado, prazo de validade etc). Com isso, as informações serão manejadas de maneira mais segura e o dia a dia dos colaboradores fica mais produtivo.
Lembre-se que todo documento possui um ciclo de vida, isso é fundamental para planejar uma boa gestão, indicando por quanto tempo guardar e quando é possível se desfazer dele, ou se ele é um arquivo permanente.
A natureza de cada documento sempre determinou a forma que ele deveria ser guardado e por quanto tempo. Exemplo disso, são os documentos trabalhistas e os documentos fiscais, os mais comuns nas empresas e que possuem períodos diferentes para serem mantidos.
Atualmente, existe também a lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sancionada em agosto de 2018, que estabelece uma série de normas relacionadas à maneira que as empresas e organizações gerem os dados dos clientes, para que eles tenham mais controle sobre os próprios dados, que essas companhias mantém.
Algumas regras vão estar diretamente ligadas ao tempo que os dados podem ser mantidos pelas empresas. Ou seja, uma boa gestão é indispensável para manter tudo sob controle e dentro da lei.
Faça um teste, contabilize quanto tempo você ou algum colaborador leva para encontrar um documento. Pense que, com uma gestão eficiente, é possível encontrar um documento com base em suas características e informações.
A RD atende a todos que precisam fazer gestão documental e guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando em um layout racional os espaços físicos que antes eram ocupados com o arquivamento de documentos inadequado, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade e rapidez na consulta e manuseio dos documentos.
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Publicado em 28/06/2019