O principal motivo que leva empresas, de diferentes seguimentos e tamanhos, a acumularem arquivos desnecessários é o medo de livrar-se de documentos que futuramente podem ser úteis. E esse medo existe devido à falta de conhecimento em relação ao que a legislação prevê sobre documentações fiscais ou relevantes para ações trabalhistas, bem como desconhecer quais documentos são relevantes, a nível de informação, para seus departamentos. É por isso que a gestão de documentos se torna tão fundamental para todas as empresas.
Ter receio de se desfazer de documentos é algo muito compreensível, o que também acaba sendo benéfico às empresas, pois, na falta de uma gestão de documentos de qualidade, desfazer-se de documentos importantes pode acarretar prejuízos financeiros, justamente sobre o que citamos: documentos fiscais e em caso de ações trabalhistas. Mas, claro, tem seu efeito bastante negativo também: o acúmulo excessivo e desnecessário. Em algum momento, se tornará incontrolável a gestão e a guarda de documentos da empresa.
A tabela de temporalidade funciona como um guia sob medida para cada empresa, assim otimiza-se a identificação do que deve ser guardado ou dispensado. Nesse post, explicamos quais as bases para desenvolvê-la.
1 – Como funciona a tabela de temporalidade?
A fim de controlar a quantidade de documentos, a tabela de temporalidade é justamente uma guia para direcionar o que é e o que não é importante. Evitando, assim o acúmulo de documentos desnecessários e mantendo os que são de fato importante.
Por menor que a empresa seja, as atividades do dia a dia acabam gerando inúmeros arquivos. Por isso, terceirizar a gestão de documentos é recomendável a todos os tamanhos e seguimentos de empresas.
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A tabela de temporalidade é criada a partir de pesquisas dentro de legislações estadual, municipal e federal, analisando tudo o que for pertinente para a empresa. Assim, é possível desenvolver uma tabela que cubra todos os tipos de documentos existentes na companhia.
Concluindo, a tabela de temporalidade é criada com base em legislações, evitando que a empresa sofra qualquer prejuízo por falta de comprovação.
Durante essa análise, também é identificada a frequência em que a empresa consulta determinado documento, o que influencia seu local de guarda, sendo mais ou menos acessível ao departamento responsável. De forma abrangente, são divididos em três categorias: corrente, intermediário e permanentes. Os permanentes quase não são acessados, pois não atendem às demandas diárias da empresa, mas possuem grande valor histórico, legal e/ou fiscal.
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É muito comum, ao falar de documentos e arquivos, fazer uma relação direta somente a documentos criados pela e na empresa. Mas também é imprescindível considerar os documentos recebidos por clientes, empresas parceiras e fornecedores.
A partir de uma visão ampla, integrando todos os documentos que entraram e saíram da empresa, é possível estabelecer uma tabela de temporalidade completa e organizar o arquivo da empresa com os documentos mais utilizados, otimizando espaço, como também o tempo de busca. Assim, alcançando a gestão de documentos mais adequadas.
Para desenvolver uma tabela de temporalidade a base principal é informação e experiência. É necessário pesquisar os diversos seguimentos dentro da legislação brasileira, adquirindo, assim, informações suficientes para elaborar algo tão sério quanto a tabela de temporalidade.
Lembre-se que toda a empresa se embasará nela, como um guia, para determinar o destino de todos os documentos. Por isso, o indicado é contratar uma empresa especializada na gestão de documentos.
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Conhecimento é fundamental para estruturar a gestão documental dentro das empresas, servindo a cada necessidade. Dessa forma, todo o ciclo de vida do documento é mapeado, prevendo necessidades futuras e atendendo as atuais.
Os serviços da RD atendem todos que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
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