Entenda na prática como é feita a guarda de documentos!
Terceirizar a guarda de documentos vai otimizar a rotina da sua empresa e aumentar a produtividade dos funcionários. Se você tem curiosidade em saber como é feita a guarda de documentos, nós mostramos! Veja o vídeo e confira!
Gestores estão sempre procurando novas maneiras de aumentar a produtividade de suas empresas, agilizando processos, terceirizando serviços e atualizando o conhecimento dos seus colaboradores. O arquivamento de documentos acaba se tornando uma tarefa tão automática no cotidiano que passa despercebida a possibilidade de terceirizar a gestão de documentos e as vantagens que isso traria.
A busca pela rapidez atinge diferentes processos. Mesmo no dia a dia, estamos sempre procurando a forma mais ágil de começar e terminar algo. É claro que em empresas essa agilidade é sinônimo de produtividade e resultados. A guarda de documentos terceirizada é um caminho para alcançar esses objetivos, além de também trazer vantagens para otimização de espaço da sua empresa.
Arquivos não podem ser apenas colocados em algum lugar sem nenhum critério. Com o tempo, o volume de documentos cresce, tornando-se mais difícil gerir o arquivamento — tanto para adicionar novos documentos, como para encontrar documentos guardados.
Para ser bem feito, o arquivamento de documentos exige planejamento, organização e estratégia. Os arquivos fazem parte da história da empresa, por isso também devem estar seguros e acessíveis para quando se tornarem necessários.
Existem duas maneiras de realizar a gestão e guarda de documentos, são elas:
Nesse caso, o conteúdo de cada caixa é de responsabilidade do cliente — sendo ele que determina e controla o que está dentro. Uma vez que ele relaciona e organiza seus documentos na caixa, a empresa de terceirização guarda a caixa e deixa à disposição para retirada. Estando arquivada na RD, se houver a necessidade de devolução, a solicitação será feita pelo número do lacre da caixa e a caixa será devolvida.
Nesse caso, a identificação é mais específica. Além de identificar a caixa, cada documento que será guardado dentro também é etiquetado com uma numeração. Sendo assim, a solicitação de retirada é feita através do número da caixa e da etiqueta do documento.
Uma empresa dificilmente tem a estrutura adequada para realizar a guarda de documentos. Já a empresa especializada na gestão e guarda de documentos, tem o local e os métodos ideais para essa tarefa. Além de garantir a segurança e o sigilo dos arquivos, há também a preocupação com a estrutura, ou seja: controle de pragas, climatização e iluminação apropriadas.
É bastante diferente de quando empresas fazem isso por conta própria, apenas acumulando documentos em um local, sem estabelecer critérios e fazer o controle do arquivo.
Parece simples, mas padronizar métodos e mantê-los não é uma tarefa fácil. É preciso pensar a longo prazo: aumento de volume, diferentes tipos de documentos. Para estabelecer um padrão de arquivamento, é necessário considerar fatores que podem variar com o tempo.
Se não há um controle do arquivamento de documentos, é fácil perder prazos, deixar de cumprir obrigações fiscais, trabalhistas, contábeis, até contratos e clientes. A manutenção do arquivo também impede que ocorra acúmulo de documentos desnecessários. Com isso, é rápido ter em mãos qualquer documento arquivado.
Os serviços da RD atendem empresas que precisam fazer guarda de documentos com qualidade e segurança, transformando os espaços físicos que antes eram ocupados com o inadequado arquivamento de documentos em um layout racional, gerando redução de custos internos, bem como, melhoria de produtividade.
Não perca mais tempo, fale conosco, vamos te ajudar a otimizar o espaço e a rotina da sua empresa. Ligue pelo telefone (13) 3424-3000 / (13) 97417-8870, mande uma mensagem no Whatsapp ou preencha o formulário do site.
A RD Gestão e Guarda de Documentos atende toda a Baixada Santista, realizando a guarda de documentos, gestão documental e de arquivos e também conta com um sistema para digitalizar documento. Atendendo pequenas, médias e grandes empresas.
